Le marché de l’immobilier des bureaux a subi de nombreuses évolutions ces dernières années suite à la perpétuelle évolution du marché du travail. Les entreprises ont été amenées à travailler davantage sur les questions de bien-être et de sécurité au travail en repensant leur aménagement de l’espace de travail, l’organisation du travail par l’émergence de concepts alliant collaboration et flexibilité.

Selon une étude Workplace Intelligence, environ 94% des salariés et 96% des dirigeants sont partants pour adopter un modèle de travail hybride car ils estiment créer un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle, moins de stress, plus d’autonomie et des économies sur les frais de transport.

Aujourd’hui, la plupart des dirigeants essayent de faire part d’une grande flexibilité en faisant évoluer leur management. Cette flexibilité s’est également traduite au sein d’un même bâtiment. De nombreuses entreprises se sont tournées vers une organisation de travail plus flexible afin d’optimiser la surface des espaces de travail et favoriser l’expérience collaborateur qu’on appelle Flex office

Le Flex Office, c'est quoi ?

Pour faire simple, le flex office c’est l’absence de poste de travail attitré aux collaborateurs. Dans ce type d’organisation, le collaborateur s’installe là où il trouve de la place et à l’endroit le plus adéquate pour accomplir son travail.

Le flex office peut s’organiser dans les locaux de l’entreprise, dans un espace de co-working ou encore à domicile, en home office. Cette organisation de travail présente de nombreux avantages à la fois pour les dirigeants et pour les collaborateurs. La priorité est basée sur les besoins des collaborateurs.

En effet, ces derniers peuvent exprimer des besoins variables en fonction du lieu de travail, les missions, de leur vie personnelle, leurs emplois du temps. En optant pour le flex office, les collaborateurs peuvent avoir un meilleur équilibre vie pro VS vie perso. L’aspect personnel est réellement mis en avant dans les entreprises choisissant ce mode de fonctionnement.

Qui dit équilibre, dit bien être au travail, donc des collaborateurs davantage épanouis, engagés et plus productifs dans leur travail, un bilan idéal pour l’entreprise.

Pourquoi opter pour le flex office ?

 

  • S’adapter aux besoins des collaborateurs : cet environnement de travail dit hybride est un moyen de concilier vie pro et vie perso.
  • Accéder au home office plus facilement : l’organisation hybride rend le home office plus facile d’accès par les modalités définies en amont par la Direction, les collaborateurs peuvent choisir plus aisément les journées de travail à domicile. La généralisation du télétravail a fait grimper de 22 %[1] la productivité des collaborateurs
  • Adopter le co-working, l’allié du home office. Il permettra aux collaborateurs de changer d’environnement de travail, idéal pour leur productivité. Le co-working favorisera les échanges entre les collaborateurs de différents horizons partageant le même espace de travail, un moyen d’élargir son réseau, connaître pourquoi pas de futurs potentiels clients ^^
  • Gérer l’affluence des locaux
  • Optimiser et mesurer l’occupation des espaces de travail : l’idée ici est de déterminer les critères d’occupation des espaces de travail pour ensuite les analyser afin d’éviter une affluence trop importante un jour de la semaine par exemple. Avoir une vue d’ensemble des réservations de poste de travail et des collaborateurs en home office est donc nécessaire pour gérer facilement les flux.

Comme tout mode d’organisation, le flex office présente aussi des désagréments qu’il faudra prendre au sérieux avant de se lancer :  

  • Bureaux dépersonnalisés : l’absence de bureau attitré veut dire moins de décoration personnelle sur les bureaux. Les collaborateurs sont censés ne pas y laisser leurs affaires.
  • Source de conflits entre collègues qui souhaitent « garder » une place pour leur Best Friends forever ^^, ceux qui râlent sur les places restantes ou encore la réservation des meilleures places par les supérieurs hiérarchiques ^^, les tensions peuvent vite monter !
  • Communication entre les collaborateurs plus difficiles car le collaborateur ne va pas forcément avoir le même collègue à côté de lui. Les habitudes peuvent aussi être impactées.

[1] Etude de l’Institut Sapiens : https://www.institutsapiens.fr/wp-content/uploads/2021/03/Quel-avenir-pour-le-te%CC%81le%CC%81travail.pdf

Flex office

Comment mettre en place une organisation Flex office ?

  • Réfléchir à un aménagement « parfait » des locaux en prévoyant :
    • Des phones box, des salles de réunion en nombre suffisants
    • Des espaces détente
    • Des open space
    • Des chaises ergonomiques etc..
  • Se montrer bienveillants et pédagogues vis-à-vis des collaborateurs ayant leurs petites habitudes et qui ont toujours eu un espace personnel : ils adhéreront plus facilement au projet.
  • S’équiper en outil de gestion du flex office (Moffi.io, Coworklib, Hubtobee Flex par exemple…) pour gérer et optimiser les espaces de travail. Aujourd’hui de nombreuses entreprises ont développé des solutions flex office, accessibles via le web ou mobile pouvant également se synchroniser avec d’autres outils de travail : slack, Teams…

Alors Go ou no Go ?

Le flex office peut être le bonheur des uns mais aussi le cauchemar des autres. Certes, côté entreprise, il permet de réduire les dépenses immobilières mais il nécessite d’étudier les éventuelles répercussions sur le quotidien des collaborateurs. Le flex office rime avec organisation tout en prenant en compte le bien-être des collaborateurs. Ayons en tête que celui-ci est plutôt un projet qui s’inscrit dans la conduite du changement plutôt qu’une tendance.

Sources d’inspiration :

https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/systeme-dinformation-rh-sirh/retour-bureau-flex-office

http://courriercadres.com/management/le-bureau-ideal-post-covid-tout-sauf-le-flex-office-28062021

7 décembre 2021